Costos involucrados en inventarios (3.1). Administración de inventarios (Unidad 3) de Administración de las operaciones I.

Administración de inventarios.

En ocasiones es mejor comprar algún artículo que fabricarlo; esto tiene que ver con el comparativo de los costos de fabricar versus comprarlo. Una vez respondida la pregunta fundamental de que artículos conviene pedir, las preguntas subsiguientes son las mismas para todos los sistemas de control de inventarios. Por cada tipo de artículo que se mantenga en inventario, alguien deberá respondes las dos preguntas clave sobre este particular (1) ¿Cuándo se deberá hacer un pedido para reabastecer sus existencias? Y (2) ¿Cuál tendrá que ser la cantidad ordenada? Multitud de factores se combinan para hacer que este problema resulte difícil. Algunas de las consideraciones más importantes son:

 1. El grado en el cual se conoce cuál será la demanda futura.

2. El costo de los faltantes y la política de la administración (trabajar por pedido o por inventario).

3. Los costos de los pedidos y el mantenimiento del inventario.

4. La posibilidad de largos tiempos de entrega.

5. La posibilidad de planes de compra por descuento por cantidad.

Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados, en espera de ser utilizados. Hay muchas maneras de poder clasificar los inventarios. Las más comunes que se conocen en todo tipo de industria; por su naturaleza, son las siguientes:

•       Materia prima.
•       Materiales en proceso.
•        Productos terminados.
•        Herramientas.
•        Refacciones.
•        Materiales de consumo general.
•        Papelería.

 En todos estos tipos de inventarios se pueden aplicar los mismos principios para su control. Otra clasificación de los inventarios, de acuerdo con la función que cumplen es:

•       Inventarios en tránsito.
•       Inventarios por tamaño de lote.
•       Inventarios de anticipación.
•       Inventarios de seguridad o de reserva.
•       Inventarios de especulación y de estabilización.

 La función principal de los inventarios puede aglutinarse en los siguientes conceptos:

•            Entregar los productos con oportunidad; en la fecha programada.
•           En el lugar indicado.
•           En la cantidad requerida.
•           Con la calidad especificada.
•           Al precio convenido.

 Ventajas y desventajas de los inventarios:

 1. Los inventarios suavizan la brecha del tiempo que separa la oferta de la demanda. Por ejemplo, el maíz se cosecha solamente en septiembre y octubre, pero la demanda de los usuarios es constante durante todo el año. Por tanto, la cosecha debe ser almacenada en inventario para usarla posteriormente.

2. La posibilidad de mantener un inventario contribuye a menudo a reducir los costos de producción, porque es más económico producir algunos artículos en grandes partidas aun cuando no existan pedidos inmediatos para esos bienes.

 3. Los inventarios son un medio para almacenar trabajo. Por ejemplo la disponibilidad de mano de obra para la producción puede llegar a constituir una restricción obligatoria en algún periodo posterior, pero representa una holgura en los periodos anteriores. La posibilidad de producir algunos excedentes en esos periodos previos y mantener existencias del producto en inventario, libera mano de obra que puede emplearse para otros menesteres en los periodos posteriores.

 4. Finalmente, el inventario es un recurso para ofrecer servicio rápido a la clientela en el momento en que esta necesite esos productos, y en realidad los clientes están dispuestos a pagar por esta comodidad

3.1 Costos involucrados en inventarios.

En general hay tres tipos de costos asociados a la actividad de inventarios: costos de mantenimiento del inventario, costos de pedidos y costos de faltantes.

   Costo de mantener. Son todos los gastos en que se incurre por el almacenamiento, control y supervisión del almacenaje de los artículos, así como del costo  de financiamiento de la inversión en inventarios, entre otros se pueden mencionar:

• Costo del dinero tomado en préstamo para adquirir inventarios.
• Costo por servicios de almacén como son agua, luz, Internet, teléfono del área del almacén.
• Costos derivados por el costo de capital.
• Costos por seguros y fianzas.
• Costos por obsolescencia y deterioro e impuestos por el almacenamiento de los materiales.
• Sueldos y salarios del personal del almacén.
• Costos por  mantenimiento del almacén.
• Costos de mantenimiento.
• Costos de depreciación y amortización de equipos.
• Costos de papelería.
• Costos de capacitación.
• Seguros y fianzas.

    Costo de pedir o preparar. Son todos los costos o gastos que se realizan por pedir insumos a los proveedores. Entre otros podemos incluir:

• Costo de las comunicaciones para colocar un pedido.
• Costo de los formatos impresos.
• Costo del seguimiento y control de los pedidos.
• Costo de los sueldos y salarios del personal de compras.
• Costo de los servicios como luz, teléfono, Internet, del departamento de compras.
• Costos  de mensajería
• Impuestos aduanales y otros impuestos.
• Depreciación y amortización de equipos.
• Mantenimientos.
• Capacitación.
• Pago de seguros y otros.

Los costos de reponer existencias en los costos de fabricación comúnmente están representados por la preparación y ajustes de máquinas que se realizan cuando se va a elaborar algún producto. Estos costos son:

• Costos de la limpieza y preparación de la maquinaria.
• Sueldos y salarios de los obreros que preparan la maquinaria.
• Materias primas y materiales de prueba que se utilizan para la preparación y ajuste d ela maquinaria.
• Producción perdida durante el tiempo de preparación y ajuste. En la mayoría de los casos este es el costo más importante.

       Costos de faltantes o de agotamiento de existencias. Son todos los gastos que se ocasionan por la falta de existencias o por la entrega diferida de las mercancías. Se da tanto en las existencias relacionadas con las materias primas como en los productos terminados que debieran haber salido para su venta:

• Costo de penalización por falta de material, o entrega diferida.
• Costo por pérdida potencial del cliente por no surtir a tiempo el material.
• Costo por la mala imagen de la empresa que se traducen en pérdidas potenciales.
• Costos de la doble facturación.
• Costos de la  trasportación parcial de los materiales.
• Costos de mano de obra adicional para la preparación y entrega del material faltante.

Con estos antecedentes ya se puede entrar en el concepto de la administración y control de los inventarios cuyas actividades están enfocadas a mantener en los costos mínimos posibles la operación de los almacenes, tanto en lo que  se refiere a los niveles de existencia como a  la reducción  de pérdidas por obsolescencia o por daño de los productos. Esta administración de inventarios se inicia determinando en primer término ¿qué es? lo que debe controlarse, considerando su importancia y su impacto en los resultados empresariales. La respuesta se da a continuación a través de la Distribución por Valor de los  inventarios (también conocido como “La administración ABC de Inventarios” o “Análisis ABC”) que se aborda en el tema 3.2. Análisis ABC .