Gráficas de control (Avance y Rendimiento) .Caso : Ampliación de una fábrica. Administración de proyectos.

Caso:  Ampliación de una fábrica.  Los directivos de una fábrica de artículos electrónicos "ABC,SA" han acordado ampliar su departamento de producción para satisfacer la creciente demanda de sus productos (RFID). Hicieron un estudio de mercado y el resultado confirmó una mayor demanda para años venideros. Se determinó el tiempo disponible para su ampliación, localizándose en el mes de noviembre, con 30 días, por ser el mes de más baja producción de acuerdo con los datos estadísticos de la misma empresa.

Para esta ampliación se hizo un estudio de necesidades de maquinaria y de distribución de planta.

El equipo de ingenieros encargado de la ejecución del proyecto  lo aprobaron  después de quedar satisfechos con los tiempos, secuencias, costos y distribución de los recursos humanos y materiales.   

El programa de ampliación  aprobado  contiene lo siguiente:

1. La lista de actividades
2. El presupuesto general
3. Las especificaciones de la actividad
4. El señalamiento de puestos y responsabilidades y organización de mando.
5. La red de actividades.
6. Las condiciones limitantes de trabajo.
7. Los procedimientos de trabajo.
8. El equipo necesario.
9. Los planos y esquema de itinerario y de horario.
10. Las matrices de información.

Matriz del proyecto: Consta de 7 actividades y la duración total es de 8 días.

Ejecución del proyecto.

Las órdenes de trabajo. Se elaboraron con base a las especificaciones de actividad, condiciones limitantes, procedimientos de trabajo, equipo necesario y esquemas de procesos, itinerarios y horario, así como las matrices de información: Muestra de la orden de trabajo generada para la actividad 4 correspondiente al proceso A constituido por las actividades :4,2,6 y 7 .

Gráficas de control. En el control del proyecto es necesario determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizaron dos clase de gráficas:

a) La gráfica de avance 

b) La gráfica de rendimiento

Avance programado por día. 
Para calcular el porcentaje programado de avance, se procede de la siguiente manera:

a) Se divide el porcentaje programado de avance (1.00) entre el número de días-actividad  que tiene el proyecto. Este numero es la suma de la columna "e" de la matriz de información (15).

f(D-a)=1.00/15=0.6667

Si la unidad de tiempo no representa días sino horas, la unidad de avance será H-a (horas-actividad)

El proyecto tendrá una duración de 8 días con un factor de avance  Fa=0.6667

b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red  en cada día programado . En cada uno de los tres primeros  encontramos 2 actividades; en el cuarto 3 actividades; en el quinto y sexto 2 actividades, en el séptimo y octavo  1 actividad .

c) Se acumulan las unidades de avance en cada día transcurrido.

d) Las unidades acumuladas se multiplican por el factor de avance calculado en el inciso a.

De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados: 

Tabla 1. Avance programado por día

En la siguiente tabla se muestra  el informe  diario de avance real de cada actividad : 

Tabla 2. Informe diario de avance real en cada actividad

El informe diario del proyecto (8 días)  muestra el conjunto de actividades realizadas diariamente (2a columna) y el  porcentaje de avance alcanzado en cada día. El porcentaje de avance igual a 1.00T indica que la actividad ha sido terminada. La información de avance real  para el llenado del informe se obtiene de la supervisión  de campo e informe del (los) responsable(s)  de la actividad.

Esta información se procesa en el cuadro de avance del proyecto (ver columna 7).

a) La gráfica de avance. Contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje programado, el porcentaje real y la eficiencia lograda en cada unidad de tiempo:

El cuadro de avance del proyecto. Los resultados de estos cálculos servirán para hacer las anotaciones en las dos gráficas: la de avance y la de rendimiento.

b) La gráfica de rendimiento. La gráfica de rendimiento nos sirve para para observar el ritmo o velocidad del trabajo al mismo tiempo que las metas parciales  que se van logrando  en el transcurso del tiempo. La siguiente gráfica muestra el rendimiento del proyecto de ampliación de la fábrica:

El proyecto presento una eficiencia del 100% debido a que concluyó en tiempo y forma según lo planeado. 

Actividad de reforzamiento. Calcular en Excel  a) gráfica de avance y b) gráfica de rendimiento de los siguientes proyectos: