Administración de Proyectos. Definición del proyecto, lista de actividades y estructura de la división del trabajo (EDT).

 

Definición del proyecto, lista de actividades y estructura de la división del trabajo.

 

DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Como toda actividad por realizar, requiere conocimiento preciso y claro de lo que se va a hacer, de su finalidad, viabilidad, elementos disponibles, capacidad financiera, etc.

 Esta etapa, aunque esencial para la ejecución del proyecto no forma parte del método. Es una etapa previa que debe desarrollarse separadamente y para la cual también puede utilizarse el método del camino crítico. Es una investigación objetiva, métodos y elementos viables y disponibles.

 Caso práctico

Los directivos de la fábrica de artículos de plástico” PlastiMex” han acordado ampliar sus departamentos de producción para satisfacer la creciente demanda de sus productos. Hicieron un estudio de mercado y el resultado confirmó una mayor demanda para años venideros. se determinó el tiempo disponible para esta ampliación, localizándose en el mes noviembre, con 30 días, por ser el mes de más baja producción de acuerdo con los datos estadísticos de la propia empresa.

Para esta ampliación también se hizo un estudio de necesidades de maquinaria y de distribución de planta.

A la fecha de la programación ya se compró la nueva maquinaría con valor de $800,000.00 y se nombró a las personas que por su especialidad se harán responsables de la ejecución de los procesos.

Las personas nombradas son:  ingeniero R.  Ortiz, jefe de mantenimiento, como responsable de las actividades de la cuadrilla “1”; ingeniero M. Cárdenas, jefe de producción, como responsable de las actividades que ejecutará la cuadrilla “2”; Ing. B. Torres, ingeniero electricista contratado para ejecutar la función eléctrica; e ing.  A. Rendón, ingeniero civil contratado para realizar el basamento de máquinas y trabajos adicionales necesarios. El ingeniero M. Cárdenas hará el presupuesto de trabajo de las dos cuadrillas, además de ocupar el puesto de administrador del proyecto.

 Lista de actividades

Es la relación de actividades físicas o mentales que forman procesos interrelacionados en un proyecto total.

Esta lista de actividades sirve de base a las personas responsables de cada proceso para que elaboren sus presupuestos de ejecución, indicando la cantidad de material, especificaciones, mano de obra, equipo, herramientas especiales, condiciones de trabajo, costos, métodos de ejecución, etc. Los presupuestos de ejecución se anexan al programa general de trabajo.

 Ejemplo de una lista de actividades de la ampliación de una fábrica:

Para el proyecto de la ampliación de una fábrica se designaron a un equipo de cuatro ingenieros responsables:  Ing. R.  Ortiz, jefe de mantenimiento, como responsable de las actividades de la cuadrilla “1”; ing. M. Cárdenas, jefe de producción, como responsable de las actividades que ejecutará la cuadrilla “2”; Ing. B. Torres, ingeniero electricista contratado para ejecutar la función eléctrica; e ing.  A. Rendón, ingeniero civil contratado para realizar el basamento de máquinas y trabajos adicionales necesarios. El ingeniero M. Cárdenas hará el presupuesto de trabajo de las dos cuadrillas a quienes se les requirió la relación de actividades que habrían de ejecutar y se obtuvo la siguiente información:

      A)     Jefe de mantenimiento y de producción   

      1.      Elaboración del proyecto parcial de ampliación.

      2 .Cálculo del costo y preparación de presupuesto.

      3.   Aprobación del proyecto.      

     4.  Desempaque de máquinas nuevas.

      5.   Colocación de las máquinas viejas y nuevas. 

      6  .  Instalación de las máquinas.

      7.       Pruebas generales.

      8.       Arranque general.

      9   .       Revisión, limpieza de máquinas viejas.

    10.   Pintura de máquinas viejas.

    11.   Pintura y limpieza del edificio.

    B)      Ingeniero electricista

    12.   Elaboración del proyecto eléctrico.

    13.   Cálculo de los costos y presupuestos.

    14.   Aprobación del proyecto

    15.   Instalación de un transformador nuevo.

   16.   Instalación de  nuevo alumbrado.             

    17.   Instalación de interruptores y arrancadores

    C)      Ingeniero contratista    

    18.   Elaboración del proyecto de obra muerta. 

    19.   Cálculo de los costos y presupuestos.

    20.   Aprobación del proyecto.

    21.   Cimentación de máquinas.

    22.   Pisos nuevos.

     23.   Colocación de ventanas nuevas.

Nótese que se ha seguido la numeración progresiva en las actividades, no obstante que se trata de tres procesos, con el objeto identificarlos durante su realización.

 Estructura de división del trabajo (EDT)

Una EDT puede representarse con un formato gráfico o con una descripción.  Una EDT gráfica es parecida a un organigrama, tal como se muestra el ejemplo:

Estructura de la división del trabajo del proyecto (caso)  : ampliación de una fábrica.

Adaptado de:  Montaño, Agustín. Iniciación al método del camino crítico. Editorial Trillas. P.p. 13-19.